Politique de confidentialité

Informations concernant CARTRUST SA

CARTRUST SA, société anonyme dont le siège social est 7 Route de Trèves, L-2632 Findel, inscrite au Registre de Commerce et des Sociétés du Grand-Duché de Luxembourg sous le numéro Lux B 125 189, agissant sous la dénomination commerciale CARTRUST SA (ci-après dénommée « CARTRUST SA » ou « nous ») est un prestataire spécialisé dans la location opérationnelle et financière longue durée et les services de gestion de parcs automobiles d’entreprises.

Dans le cadre de ses activités et services, CARTRUST SA traite, entre autres, les données à caractère personnel de ses clients, et des employés de ses clients (conducteurs). En ce qui concerne ces activités de traitement, CARTRUST SA agit en qualité de « responsable de traitement », et est responsable de la protection de vos données personnelles. À ce titre, CARTRUST SA doit se conformer à la législation en vigueur en matière de protection des données, notamment, depuis le 25 mai 2018, au Règlement général européen sur la protection des données 2016/679 (le « règlement » ou « RGPD ») et aux lois nationales en vigueur implémentant la Directive 95/46 de l’UE sur le traitement des données personnelles.

Activités concernées par la collecte des données

Cartrust SA collecte toutes les sources de données dans le cadre de ses activités commerciales tel que la location de véhicules professionnels, location de voiture pour les particuliers, la vente de véhicule ou encore la gestion de flottes, etc

Nous traitons vos données personnelles si vous êtes :

clients (professionnels ou particuliers) ;
conducteurs des véhicules, c’est-à-dire les employés des clients ou autres personnes autorisées par les clients à bénéficier d’un contrat entre le client et CARTRUST SA
personnes de contact des clients
gestionnaires de flottes
acheteurs de véhicules d’occasion
visiteurs / utilisateurs du site Web
prospects
administrateurs de sociétés
etc

Comment recueillons-nous vos données personnelles ?

Nous collectons vos données personnelles directement auprès de vous, lorsque nous interagissons avec vous, lorsque vous remplissez un formulaire en ligne (formulaire de demande, formulaire de déclaration d’accident, etc.)…
Nous pouvons recevoir des données personnelles de votre employeur avec lequel CARTRUST SA a conclu une convention (coordonnées, catégorie de véhicule, etc.).
Nous pouvons recevoir des données personnelles vous concernant de la part de nos fournisseurs prestant des services dans le cadre de l’exécution de tout contrat (fournisseur de cartes de carburant par exemple, etc.).
Nous pouvons recevoir vos données personnelles de la part des autorités (par exemple dans le cadre d’amendes).
Nous pouvons collecter des informations concernant votre ordinateur ou appareil, notamment l’adresse IP, le système d’exploitation ou le type de navigateur. Ces informations sont recueillies pour assurer la bonne gestion et le bon fonctionnement de notre site Web. Les cookies sont utilisés pour collecter ces informations.

Quels types de données personnelles collectons-nous ?

Données d’identification et de contact, par exemple nom, prénom, adresse, numéro de téléphone/portable ou adresse e-mail ; etc
Informations de type professionnel, par exemple votre fonction, votre département ou vos coordonnées professionnelles ; etc
Informations financières, par exemple des informations sur votre contrat, etc
Caractéristiques personnelles, notamment votre sexe, votre date de naissance, votre nationalité, votre langue, etc.
Les données vous concernant en tant que conducteur, notamment le numéro/le duplicata du permis de conduire ou le code de conducteur de l’employé ;

Pour quelles finalités utilisons-nous vos données personnelles ?

CARTRUST SA traite vos données personnelles aux fins suivantes :

Pour entreprendre des vérifications de clients, pour traiter et entreprendre des évaluations des clients avant de conclure un contrat ou avant la vente d’un véhicule d’occasion.
Pour respecter les obligations légales et protéger les droits et le patrimoine de CARTRUST SA : nous utiliserons des données personnelles pour répondre aux demandes légitimes des autorités de surveillance et autorités fiscales, pour détecter et prévenir le blanchiment d’argent, pour conduire un audit préalable d’une contrepartie, etc.
Pour créer et administrer les comptes des clients.
Pour communiquer avec vous : vous pouvez nous contacter par différents moyens (via notre site internet, par téléphone, par e-mail, …) afin de poser des questions, demander des informations, faire part de commentaires, etc. Nous utiliserons vos données personnelles pour communiquer avec vous ou pour répondre à vos questions.
Pour vous fournir des services liés au véhicule inclus dans le contrat :
* livraison du véhicule,
* assurance du véhicule,
* gestion des cartes de carburant,
* véhicule de remplacement,
* gestion de la restitution du véhicule
* assistance routière,
* gestion des accidents et réparations,
* réparation, entretien et pneus,
* commande du véhicule,

– Pour réaliser des rapports de flotte destinés aux clients, liés à l’utilisation des véhicules (consommation de carburant, historique des accidents, …)

– Pour la facturation et la comptabilité (facturation, encaissement des paiements, etc.).

– Pour gérer les conflits (recouvrement des montants impayés, les dossiers juridiques, …)

– Pour gérer les amendes et sanctions administratives liées à l’utilisation du véhicule, tel que le stationnement, ainsi que toutes les autres infractions.

– Pour les rapports administratifs, notamment les audits, le contrôle interne, l’analyse des données. – Pour conserver des dossiers commerciaux et professionnels à des fins juridiques, administratives et d’audit. Nous utilisons également les informations pour satisfaire aux exigences légales, d’assurance et de traitement.

– Nous pouvons également vous inviter à participer à des événements

Sur quelle base traitons-nous vos données personnelles ?

CARTRUST SA traite vos données personnelles en fonction des fondements juridiques suivants, et selon le cas :

De l’exécution du contrat que vous avez conclu avec CARTRUST SA ou de la préparation d’un contrat que vous avez l’intention de conclure avec CARTRUST SA;
Du respect de nos obligations légales (par exemple : la législation anti-blanchiment, les dispositions de la loi du 25 juillet 2015 portant création du système de contrôle et de sanction automatisés, etc. ;
Des intérêts légitimes de CARTRUST SA ou d’un tiers, dans la mesure où ces droits l’emportent sur vos droits et libertés fondamentaux, tels que, le cas échéant, de détecter et prévenir le blanchiment d’argent, de conduire un audit préalable d’une contrepartie, vous fournir des informations utiles, etc.

Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

Pour offrir nos services, nous avons parfois besoin de faire appel à des partenaires ou des entités de traitement aux fins décrites ci-dessus. Nous limitons le partage de vos données personnelles aux catégories suivantes de destinataires :

les services internes tels que le département Commercial, le département Service Après-Vente, le département Marketing, le service comptabilité
notre client (votre employeur) ;
nos prestataires de services notamment : prestataires d’hébergement de données, prestataires informatiques, tierces parties effectuant les aménagements, la maintenance, les réparations mécaniques, les changements de pneus, l’expertise des dommages, les réparations de dommages, l’assistance, etc.
les autorités lorsque la loi l’exige, par exemple en réponse à une assignation, notamment des forces de l’ordre et des tribunaux, aux demandes des autorités fiscales,…
lorsque cela s’avère nécessaire pour vendre ou transférer des actifs commerciaux, dans le cadre d’une faillite, pour faire valoir nos droits, protéger vos biens ou les droits, la propriété ou la sécurité d’autrui ou au besoin, pour soutenir les fonctions d’audit externe, de conformité et de gouvernance d’entreprise.

Comment vos données personnelles sont-elles stockées ?

CARTRUST SA vise à garantir que vos données personnelles soient :

protégées contre toute destruction/perte accidentelle ou intentionnelle
correctement utilisées
inaccessibles aux personnes non autorisées.

Pendant combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

En général, nous conservons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire comme décrit dans la présente Politique de protection des données personnelles, ou conformément aux lois en vigueur.

Données sensibles

Nous sommes parfois amenés à traiter des données sensibles, principalement des informations judiciaires, comme des amendes, des infractions au code de la route, des données pénales relatives à des sinistres (PV de police,..).

Nous traitons ces données exclusivement pour les finalités suivantes :

Pour la gestion des sinistres et du contentieux y relatif (recouvrement de montants dans le cadre de sinistres encourus durant la période de location, …). Si nécessaire, ces données peuvent être transmises au client (employeur), aux assureurs et courtiers intervenant dans la gestion du sinistre, aux experts professionnels chargés par nous ou par ceux-ci (avocats, experts judiciaires en charge du dossier), aux éventuels sous-traitants intervenant dans la gestion des sinistres, ainsi qu’aux autorités et tribunaux.
Pour la gestion des amendes et des sanctions administratives ainsi que de toutes les infractions liées à l’utilisation du véhicule pris en location.

CARTRUST SA peut être amené à :

traiter les informations concernant les amendes de circulation, les sanctions administratives ainsi que les infractions au code de la route, notamment le lieu de l’infraction, la date et l’heure, l’infraction elle-même, le montant à payer ;
transmettre les données personnelles aux autorités compétentes afin de permettre l’identification (via fax/e-mail); et, le cas échéant,
transmettre les données relatives à l’amende ou à la sanction administrative au client (souvent l’employeur du conducteur) afin de permettre la gestion et la facturation de l’amende ou de la sanction.

Comment assurons-nous la sécurité et l’intégrité de vos données personnelles?

Nous protégeons vos données par des mesures de sécurité techniques et organisationnelles contre la destruction accidentelle ou illégale, la perte ou l’altération accidentelle, la divulgation ou l’accès non autorisé, et contre toute autre forme de traitement illicite.

Comment pouvez-vous contrôler et indiquer vos préférences sur l’utilisation de vos données personnelles ?

Vous pouvez exercer un certain nombre de droits en ce qui concerne le traitement de vos données personnelles à l’égard de CARTRUST SA, dans la mesure où vous disposez effectivement de ces droits en vertu de la législation en vigueur en matière de protection des données, telle que le RGPD.

Pour exercer à tout moment les droits énoncés dans cette section, veuillez contacter le correspondant à la protection des données de CARTRUST SA qui traitera votre demande.

Opposition. Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles reposant sur un intérêt légitime de CARTRUST SA.

Retrait. Si vous avez consenti préalablement au traitement de vos données personnelles, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment. La légalité du traitement fondé sur le consentement avant retrait, n’en est pas pour autant affectée.

Accès Vous pouvez demander l’accès aux données personnelles que nous conservons sur vous, ou en réclamer une copie. Vous pouvez également demander des informations sur les finalités du traitement, les catégories de données, les catégories de destinataires, les termes de conservation des données, etc.

Portabilité. Vous pouvez avoir le droit d’obtenir une copie de toutes les données personnelles que nous détenons à votre sujet dans nos dossiers, dans un format compatible pour vous permettre d’exercer votre droit à la portabilité des données.

Limitation.

Vous avez le droit de demander de limiter le traitement de vos données personnelles dans les cas suivants :

pendant une période permettant à CARTRUST SA de vérifier l’exactitude de vos données personnelles, dans le cas où vous contesteriez l’exactitude de ces dernières ;
si le traitement est illégal et que vous souhaitez restreindre l’utilisation de vos données personnelles plutôt que de les supprimer ;
si vous souhaitez que CARTRUST SA conserve vos données personnelles car vous en avez besoin pour vous défendre dans le cadre d’actions en justice ;
si vous vous êtes opposé au traitement, mais que nous devons vérifier si les motifs légitimes de ce traitement prévalent sur vos propres droits.

Rectification. Vous pouvez également avoir le droit de rectifier des données personnelles inexactes et de compléter des données personnelles incomplètes.

Effacement. Vous avez le droit de demander l’effacement de vos données personnelles dans les cas suivants :

si vos données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées;
si vous avez retiré votre consentement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
si vous vous êtes opposé au traitement des données et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour CARTRUST SA ;
Si les données personnelles ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
si les données personnelles doivent être effacées pour se conformer à une obligation légale à laquelle CARTRUST SA est soumise.

Plainte. Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente en cas de doutes quant aux conditions de traitement de vos données personnelles par CARTRUST SA (Commission Nationale pour la Protection des Données, Avenue du Rock’n Roll 1, L-4361 Esch-sur-Alzette, Luxembourg, www.cnpd.lu).

Qui contacter en cas de questions ou d’inquiétudes concernant le traitement de vos données personnelles ?

CARTRUST SA a désigné un Data Protection Officer (Délégué à la protection des données). Ce délégué à la protection des données peut être contacté via info@cartrust.lu.

Le Correspondant à la protection des données est le premier interlocuteur du Client pour les questions relatives à la protection des données personnelles ou pour l’exercice de ses droits.

À cet égard, toutes les questions, plaintes ou commentaires concernant la présente Politique de protection des données personnelles ou nos principes de traitement des données doivent être envoyés par courrier électronique à l’adresse suivante : info@cartrust.lu .

Afin d’éviter toute ambiguïté, cette personne n’a pas la compétence d’un délégué à la protection des données au sens du RGPD.

Le délégué à la protection des données de CARTRUST SA interviendra alors comme second interlocuteur pour toute question concernant une non-conformité (présumée) à la réglementation et/ou aux lois en vigueur en matière de protection des données.